Donnerstag, 24. September 2015

Tagebuch eines ECS #11 - Koordination von 10 neuen Gruppen mit Navigation und einer Arbeitsgruppe

Wir trafen uns mit Klaus. Er arbeitet in der Marketing-Abteilung eines neuen Geschäftsbereichs. Jetzt ist er, zusammen mit der Hilfe eines internationalen Teams, verantwortlich für das Zusammenführen der Wissens von drei verschiedenen Geschäftsbereichen, mit drei verschiedenen Prozessen und drei verschiedenen Funktionen. Klaus möchte verschiedene Seiten für jede Gruppe kreieren, mit standardisierter Navigation.


Unsere Lösung:

• Klaus sollte eine geheime Arbeitsgrupps auf der Collaboration-Plattform aufsetzen. In dieser Arbeitsgruppe können alle Team-Mitglieder die Strukturen und Features der neuen Lösung diskutieren, ohne Emails hin und her zu schicken.
• Klaus hat eine Hierarchie von 10 Gruppen: eine Mastergruppe, und neun andere Gruppen auf derselben Ebene: 3 Geschäftseinheiten, 3 Prozesse, 3 Funktionen. Also erstellt er 10 neue Gruppen, alle mit dem "View document"-Widget an sehr prominenter Stelle oben auf der Seite. Diese Gruppen sollten geheim sein, solange sie nich in Entwicklung sind. Zum Launch-Datum kann er sie leicht in offene Gruppen umswitchen.

• Klaus erstellt ein Dokument in der Mastergruppe für die Navigation. Das Dokument  enthält eine 4x3-Tabelle. Die Zellen der obersten Zeile werden in einer große Zelle (auch bekannt als "Das Banner") zusammengefasst. Jede Zelle enthält ein Bild. Jedes Bild ist mit einer Gruppe verlinkt. Anschließend macht Klaus den Gitterrahmen unsichtbar, indem er die Breite der Ränder auf 0 Pixel setzt.
• Dieses Navigationsdokument ist in dem "View Document"-Widget in jeder Gruppe verlinkt. Als Ergebnis hat er nur ein einziges Dokument für die Navigation für alle gruppen, und die Navigation sieht in jeder Gruppe identisch aus.


Durch den Umzug auf die Collaboration-Plattform:

Klaus ist in der Lage, 10 neue Gruppen mit identischer Navigation und zusätzlich eine Arbeitsgruppe für seine Team-Mitglieder zur Arbeit an diesen Gruppen zu erstellen.

Montag, 21. September 2015

Working Out Loud - meine Ignite-Slides

Letzten Montag habe ich beim Webmontag Frankfurt einen Ignite-Vortrag über Working Out Loud gehalten. Beim Ignite-Format werden 20 Folien jeweils 15 Sekunden lang angezeigt.

Das Feedback war gemischt: von "Danke für den sehr guten Vortrag!" (sogar noch heute, fast eine Woche später!) bis zu "Es hat sich wie ein Sales Pitch angefühlt, ich weiss nur noch nicht für was; und die Beispiele sind zu weit weg von meiner Welt". Nun ja.

Ich bin nicht sicher, ob die Präsentation ohne meinen Originalton sonderlich sinnvoll ist, aber auf  mehrfachen Wunsch hier nun meine Folien:




















Donnerstag, 17. September 2015

Tagebuch eines ECS #10 - Universitäts-Alumni-Gruppe

Wir trafen uns mit Jana. Sie arbeitet als eine sehr hochrangige Managerin unterhalb der Vorstandsebene.
Sie ist noch sehr neu im Unternehmen. Daher arbeitet sie daran, ihr Netzwerk aufzubauen und sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen.
Jana hat an einer Eliteuniversität im Nordosten der USA studiert. Sie möchte mit anderen Alumni ihrer Universität im Unternehmen in Kontakt treten.


Unsere Lösung:

• Jana sollte eine private Gruppe für die Alumni ihrer Universität erstellen. Das Layout der Gruppe kann sehr standardmäßig sein, mit einer Anzeige der aktuellen Aktivität prominent platziert.

• Durch das einfache Eintippen des Universitätsnamen in das Suchfeld hat sie schon fünf andere Mitglieder auf der Collaboration Plattform gefunden, die den Namen ihrer Universität in ihrem Profil haben. Sie sollte sich deren Profile anschauen und sie in die private Gruppe einladen, falls sie wirklich Alumni sind.

• Jana würde gerne über alle Aktivitäten Bescheid wissen, die wir mit der Schule durchführen. Natürlich Recruiting, aber auch jegliche Forschung und andere Engagements, die wir mit der Universität haben. Sie würde dies in die Gruppen-Beschreibung aufnehmen, so dass sich jeder, der in diese Aktivitäten involviert ist, um eine Aufnahme in die Gruppe bewerben kann.

• Und natürlich will Jana wissen, wer ist wer. Wer ist im Recruiting-Team, wer ist Alumni.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Jana wäre in der Lage, ein Network von Universitäts-Alumni zu erstellen. Und die Unternehmens-Recruiter könnten Erfolgsgeschichten von Alumni, die im Unternehmen erfolgreich wurden, erzählen.

Montag, 7. September 2015

Community of Practice Leitfaden - e4 Encourage



e4 Encourage

Zukünftig liegt der Focus der Community auf dem Aufrechterhalten des Rhythmus und sicherzustellen, dass die Mitglieder ständig engagiert sind und ermutigt (encouraged) werden zum Lernen, Teilen und Lösen.
Community-Wins kommunizieren wertschaffende Errungenschaften, feiern Erfolge und messen, wie Communities zum Erfolg der Organisation beitragen. Sie sind Medien zum Anerkennen individueller und Gruppen-Erfolgsgeschichten gegenüber der Community, den eigenen Managern sowieso Senior Management. Das Erfassen dieser Community-Wins im Community-Space ist entscheidend.
Zu diesem Zeitpunkt könnte der Bedarf zum Etablieren von Working Groups und Special Interest Groups für die Arbeit an fokussierten Initiativen entstehen.
Die Community engagiert und begeistert zu halten wird Hingabe und Arbeit von allen Schlüsselmitgliedern erfordern. Der etablierte Engagement-Plan sollte umgesetzt werden und verschiedene Arten zur Verfügung stellen, die Community zu involvieren und aktiv partizipieren zu lassen.
Zusätzlich sollte die Community aktiv zum Rest der Organisation durch die verfügbaren Werkzeuge und Services beworben werden; die Collaboration CoE kann hier helfen.
Checkliste für EncourageRessourcen
Initiieren von Community-WinsDetaillierte Beschreibung
Launchen von Special-Interest-Groups (SIGs) und/oder von Working-Groups (WGs), soweit notwendigDetaillierte Beschreibung
Special-Interest-Group (SIG) Leader-Rollenprofil
Working-Group (WG) Leader-Rollenprofil
Engagement-Plan ausführenDetaillierte Beschreibung
Messen und Promoten des Erfolgs

Nachdem die Community jetzt gelauncht wurde, sollten die Früchte der Arbeit innerhalb von sehr kurzer Zeit sichtbar werden, da die Mitglieder anfangen, sich zu vernetzen und sich als eine echte ‘Community’ zu fühlen.







Von jetzt an sollte die CoP auf das Ermuntern regulärer Mitgliederaktivität fokussiert sein, um kollektiv zu lernen, teilen und Probleme lösen. Den Community-Rhythmus aufrechterhalten ist das langfristige Hauptziel in dieser Phase des Leitfadens.
Plausibilitätsprüfung: selbst mit einem erfolgreichen Start kann eine Community ohne intensive Führung durch ihren Community-Manager in ihrer Jugend ins Schwimmen geraten und scheitern. Das erste Quartal wird für die Beratergruppe sehr anstrengend werden, aber die Resultate werden sich lohnen.

Community-Wins einsammeln

Community-Wins sind ein Weg zum Kommunizieren von Errungenschaften der Community, die Mehrwert für die Organisation geschaffen haben, damit Communities ihren eigene Erfolg feiern können. Sie sind ein Schlüsselelement zur Mitgliedermotivation jeder Community und sind nützlich zum Aufbau einer Markenidentiät für jede Community of Practice.
Community-Wins sind auch:
  • eine Metrik dazu, wie die Community zum Erfolge der Organisation beiträgt;
  • ein Weg, die von der Community zur Verfügung gestellten besonderen Vorteile und Stärken zu kommunizieren;
  • ein Medium zu Würdigen von Individual- und Gruppenerfolgsgeschichten durch die Community, dem direkten Vorgesetzten und dem oberen Management.
Community-Wins werden durch die Zusammenarbeit von Mitgliedern erreicht, entweder auf ad-hoc Basis (z. B. durch eine Diskussion oder ein klar herausgestellte Community-Event) oder durch die SIGs und Working-Groups.
Den Wert einer CoP zu Messen ist lebenswichtig zum Sichern ihres Erfolges. Fördern von Wins innerhalb der Organisation und Mitgliedern helfen zu verstehen, wie sie beitragen können, helfen der CoP, ihre Vitalität und Relevanz beizubehalten.

Die folgende Wertschöpfungskette (Value Creation Cycle) gibt den Community-Wins einen Rahmen und erstellt eine umfassende "Win-Story":
  1. Aufgabenstellung: das Problem vorstellen, welches die Wertschöpfungskette initiiert und in der Realisierung des Community-Wins resultiert hat
  2. Aktivität: Bedeutende Aktivität, an der man teilgenommen hat, und die Erfahrungen darüber
  3. Ergebnis: Beschreibung einer spezifischen Ressource (Idee, Dokument, Realisierung, Ergebnis etc.), welche die Aktivität produziert hat  
  4. Anwendung: Wofür ist diese Ressource genutzt worden, und wie wurde sie genutzt?
  5. Resultat: Persönlicher Erfolg? Erfolg für das Unternehmen? Wurde es gemessen? War es greifbar?
  6. Erfolg neudefiniert?: Hat diese Geschichte die eigene Sichtweise darauf geändert, was Erfolg ist? Falls dies so war, dann bitte hier einfügen.
Um einen erfolgreichen Launch zu erleben und sicherzustellen, dass das anfängliche Momentum aufrechterhalten wird, sollten die Hauptmitglieder über die Einsatzregeln ihrer Rollen und die damit einhergehenden spezifischen Verantwortlichkeiten unterrichtet und trainiert werden.
Ein Template zur Eingabe eines Community-Wins könnte beispielsweise unten stehende Punkte enthalten. Das Template muss nicht unbedingt alle Punkts in dieser Reihenfolge aufweisen; die Motivation ist das Erfassen nützlicher Information zum Formulieren einer kompletten "Win-Story".
Außer der Wertschöpfungskette sollten folgende Informationen enthalten sein:
·         Überschrift –  kurzer Werbetext für den Win, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erobern (beschränkt auf 255 Zeichen)
·         Verantwortliche Personen – die Personen, die verantwortlich für die Umsetzung des Wins sind.
·         Zugehörige Communities – ein Win kann zu mehr als einer Community gehören.

·         Eingabedatum – wann ist der Win eingegeben worden

·         Kategorie des Wins – verschiedene Kategorien, denen der Win zugeordnet werden kann
·         Empfohlen – Optionsfeld, ob der Win so bedeutend ist, dass er speziell empfohlen werden soll (entweder im Community-Report oder hervorgehoben während eines Community-Townhalls)
·         Kontakt – die Person, die den Win erstellt hat.

Bilden von Special Interest Groups und/oder Working Groups

Eine natürliche Entwicklung aller Communities ist die Entstehung von “Unter-Communities”, die Abzielen auf die Arbeit an spezifischen Initiativen, auf Mechanismen zum Teilen von konzentriertem Wissen, und das Nutzen von Expertise zum Treiben von Standards und Best Practices in der ganzen Community. Diese können in zwei Typen aufgeteilt werden: Working Groups und Special Interest Groups. Beispielsweise könnte eine Working Group entstehen, die sich entscheidet, ein Projekt für eine Kostenreduzierungs-Initiative zu treiben, oder eine Special Interest Group, die aufkommende Trends bei Werkzeugen untersucht.

Special Interest Group (SIG)

Dies sind Gruppen speziell zur Arbeit an bestimmten Themen und Interessengebieten der Community, insbesondere diese, die mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Focus der Community und/oder professionellen Entwicklung ihrer Mitglieder assoziiert werden. SIGs haben keinen Lebenszyklus und werden weiterexistieren, solange ihr Auftrag nicht als erfüllt erachtet wird, sie irrelevant werden, oder in einer anderen SIG aufgehen.
Jede SIG braucht einen SIG-Leader und, wo nötig, einen stellvertretenden SIG-Leader zur Unterstützung des Leiters und bei Bedarf zum Repräsentieren der SIG anstelle des Leaders.

Erstellung und Schließung von SIGs

Um eine SIG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem Community Manager oder -Leader zur Verfügung gestellt werden:
  Erstellung
  Schließung
Vorgeschlagenes SIG-Thema und -Zweck
Grund für den Schließungsantrag
Name des SIG-Leaders
Erreichte / ausstehende Ergebnisse
Name der stellvertretenden SIG-Leaders
Weiter erforderliche Aktionen
SIG-Charta (dieselbe wie die Community-Charta)
Geplante Transformation der Dokumentation
Vorläufige Liste der Ergebnisse der SIG
Lessons Learned
Engagement-Plan
Community-Wins und Success Stories
 

Verantwortlichkeiten für eine SIG

Eine valide SIG hat Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten für ihre Mitglieder und die gesamte Community. Der angehende SIG-Leader und dessen Stellvertreter sollten dem Folgenden vor dem Launch der SIG überein- und zustimmen:
  • Eine SIG sollte aus globalen Community-Mitgliedern bestehen.
  • Eine SIG sollte gemeinsam Schwerpunkte identifizieren, die im Spezialistenbereich weiterentwickelt werden.
  • Organisation von Treffen zum Wissensaustausch oder um Ergebnisse weiterzuentwickeln.
  • Erstellen und Genehmigen von Working Groups.
  • Sicherstellen, dass Working Groups beaufsichtigt und fokussiert werden.
  • Für die Working Groups zur Eskalation zur Verfügung stehen.
  • Genehmigen von Working Groups und die Ergebnisse der Working Groups weiter genehmigen lassen.
  • Veröffentlichen und Kommunizieren neuer Ergebnisse zu der CoP-Beratergruppe.
  • Bewerben / Teilen der Aktivitäten mit der restlichen Community. z. B. Newsletter, Community-Wins.
  • Quartalsweise Updates und Status-Reports zur Verfügung stellen.

Working Group (WG)

Ähnlich wir eine Projekt-Initiative hat eine Working Group ein spezifiziertes Anfangs- und ein Endedatum, und zu erbringende Leistungen. Working Groups werden nach Bedarf erstellt und, sobald die Leistungen erbracht und abgenommen wurden, wird die Gruppe zur Ruhe gesetzt. Working Groups werden normalerweise durch SIGs generiert, oder seltener, durch die gesamte Community.
Eine WG hat normalerweise einen Leiter, der Projektmanagementaufgaben übernimmt, mit der Absicht, die Leistungen aus den WG-Zielen zu liefern.

Erstellung und Schließung von WGs

Um eine WG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem SIG-Leader zur Verfügung gestellt werden:
  Erstellung
  Schließung
Aufgabenstellung
Erreichte / Ausstehende Ergebnisse
Name des WG-Leaders
Weitere erforderliche Aktionen
Namen der WG-Mitglieder (mindestens 3)
Geplante Transformation der Dokumentation
Ziele und vorgeschlagene Lösungen
Review der Lessons Learned
Vorläufiger Projekt- / Meilenstein- / Lieferplan

Verantwortlichkeiten einer WG

Eine valide WG hat ähnliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten zum Projektteam wie zur relevanten SIG und gesamten Community. Die angehende WG sollte vor dem Launch dem Folgenden zustimmen und vereinbaren:
  • Umfang und Leistungen mit der SIG vereinbaren
  • Sicherstellen, dass Erkenntnisse nicht diktiert wurden, sondern Empfehlungen basierend auf glaubwürdigen Untersuchungen / Analyse sind.
  • Genehmigungen für neue Erkenntnisse und Publikationen vor der SIG einholen.
  • Publizieren und Kommunizieren neuer Erkenntnisse an die SIG
  • Sicherstellen, dass neue Erkenntnisse mit anderen Gruppen im Unternehmen übereinstimmen.
  • Genehmigung zum Erforschen neuer Gebiete von der SIG einholen
  • Darauf achten, dass Projektergebnisse außerhalb der SIG nicht beeinträchtigt werden.
  • Working Groups sollten keine umfangreichen Projekte werden, die Budget brauchen.

Engagement-Aktivitäten

Siehe unten für interne und externe Engagement-Aktivitäten.

Aktivieren der internen Community

Für den Erfolg einer Community ist es notwendig, die Community aktiv zu engagieren. Jenseits von regulären globalen und lokalen CoP-Treffen, aktiver Beteiligung in den Community-Diskussionen auf der Collaboration Plattform, und genereller Community-Aktivität innerhalb der etablierten Special Interest und Working Groups haben wir viele kreative Ideen gesehen, um die Community engagiert zu halten.
Unten sind einige Ideen zum Ausprobieren:
  Aktivität
  Beispiel
  Spaß, soziale Aktivität
  Ein Team in Südost-Asien führte eine kreative und interaktive Session für das gesamte Team in der Lokation durch. Die Herausforderung involvierte zehn Teams, die eine Serie von pädagogischen und kreativen Aufgaben in der Absicht zu gewinnen absolvieren mussten. Die Herausforderungen, gestaltet zur Förderung von Teamwork und Netzwerken, umfassten Aktivitäten wie ein "menschliches Puzzle" aus dem Firmenlogo zu formen, mit der Seite einer bestimmten Community Antworten auf zehn Fragen zu finden, und einen Papierdrachen bauen.
  Community-Updates
  Auf einer wöchentlicher Basis verschickte der Community Manager und Londoner   Location-Leiter einer CoP eine Zusammenfassung aller Community-Aktivitäten und Neuigkeiten an die CoP, betont alle Wins dieser Woche (z. B. Zeit, Aufwand, Geld gespart durch das teilen von Best Practices). Während er eine einfache Email verschickt, haben andere CoPs interne Community-Newsletters erstellt, bei denen Community-Mitglieder Artikel schreiben und anderes beisteuern.
  Community-Rolodex
  Eine Community erstellte einen internen "Online-Rolodex" innerhalb ihres Community-Spaces, der die Community-Mitglieder und den Bereich ihres Spezialwissens betont.
  Anerkennung und Belohnung
  Das Nutzen von externen Belohnungsprogrammen (innerhalb des Unternehmens) ist ein einfacher Weg, die aktiven Community-Mitglieder zu belohnen.


Zusätzlich nutzen einzelne Community ihr Jahres-End-Townhall zum öffentlichen Anerkennen von Haupt-Contributoren.  
  Lunch and Learns
  Den Communities zu helfen, sich untereinander zu vernetzten und Best Practices zu teilen, spielt eine große Rolle beim Erweitern der Qualifikationen innerhalb der Community. Eine Community veranstaltet regelmäßige Lunch and Learns zu Themen wie Best Practice zu einer bestimmten Methode, bei denen Community-Mitglieder zusammenkommen können, um zusammen gemeinsame Probleme zu lösen oder von einem Spezialisten zu lernen.
 

Engagieren der “externen” Community

Genauso wichtig wie die Community engagiert und nützlich für Mitglieder zu halten ist die Kommunikation und Interaktion mit dem Rest der Organisation. Mit Hilfe der divisionalen Kommunikationsteams und verschiedener Kommunikationskanäle kann eine Community of Practice kurzfristig einen Kommunikationsplan erstellen.
Hier sind einige Ideen dazu: 
  Aktivität
  Beispiel
  Artikel im Intranet
  Die gute Arbeit und den Fortschritt der CoP durch das Schreiben eines Artikels für eine der divisionalen Intranet-Seiten groß herausstellen. Das Thema des Artikels könnte sich auf einen der Community-Wins fokussieren oder aktive Community-Mitglieder abbilden.  
  Blog
  Einige Communities haben Mitglieder, die aktiv bloggen. Blogging ist ein toller Weg, einem Thema eine persönliche Note zu geben, während die Aufmerksamkeit darauf gelenkt wird und Feedback von der gesamten Organisation kommt.
  Collaboration Plattform
  Nutzen der Collaboration Plattform, um Interesse an den Community-Aktivitäten zu generieren, und um Feedback von der gesamten Community zu bekommen. Der Beitrag sollte mit dem Tag der CoP versehen werden.

Checkliste für Encourage

 
  Erstellen eines Repositories für Community-Wins
 
  Mitglieder für ‘Win-Stories’ trainieren
 
  Regelmäßig Community-Wins sammeln!
 
  Gelegenheit zum Erstellen von SIGs und WGs erkennen
 
  Bei Bedarf SIGs und WGs launchen
 
  Formulieren und weiterentwickeln des internen Engagement-Plans
 
  Kommunizieren an die gesamte Organisation

Freitag, 4. September 2015

Tagebuch eines ECS #9 - Ein internes Netzwerktreffen vorbereiten

Eine Gruppe in HR hat mich wegen eines geplanten Events kontaktiert. Einer der Hauptzwecke ist das gegenseitige bessere Kennenlernen der Teilnehmer. Jemand hat vorgeschlagen, die Collaboration Plattform zu nutzen, und daher haben sie mich kontaktiert, um einige Fragen zu stellen.

Sie hatten drei Hauptthemen: Registrierung zum Event, Materialien bezüglich des Events, und Wege, um mehr Information über jeden Teilnehmer zu sammeln. Wie könnte die Collaboration Plattform helfen?


Unsere Lösung:

• Sie nutzen normalerweise eine externe Plattform zur Registrierung. Um diese Lösung mit der Collaboration Plattform zu vergleichen, suchte ich nach dem Namen der externen Plattform auf der internen Collaboration Plattform und fand einen entsprechenden Blogpost. Sie mochten die Einfachheit der Events auf der Collaboration Plattform, aber sie wollten Informationen mit Hilfe eines Formulars einsammeln. Daher wählten sie die externe Plattform, mit der sie vertraut waren.

• Für die Materialien würden sie normalerweise jemand kontaktieren, der weiß, wie Inhalte im Intranet veröffentlicht werden. Ich zeigt ihnen, wie sie ihre eigene Gruppe erstellen und alle Materialien selbst veröffentlichen können. Für ihr Event war eine private Gruppe geeignet, und ein Liste mit mehreren hundert Kontakten konnte einfach importiert werden. Wir erstellten in weniger als eine Minute eine neue Gruppe. Sie waren sich nicht sicher, wer für die Gruppe verantwortlich sein sollte, aber sie mochten die interne Administrator-Selbsthilfegruppe ("The Curator's Lounge"), und dass so viel Hilfe online verfügbar war.

• Um das Netzwerken zu unterstützen, bevorzugten sie sehr stark die Idee der ausführlichen ("rich") Profile. Und wir fanden schnell kreative Wege, die Teilnehmer dazu zu motivieren, vor dem Event die Profile der anderen Teilnehmer zu suchen und die Profil-Informationen zu nutzen, um sie miteinander abzugleichen.

Es stellte sich heraus, dass dies dieselbe Gruppe war wie in Tagebuch eines ECS #8 - Für ein Event registrieren. Dies betont für mich einige Dinge über die Nutzung der Collaboration Plattform:

1. Es gibt verschiedene Wege, die Plattform zu nutzen, um Hilfe bei der Problemlösung zu bekommen.

2. Es ist einfach, Menschen und Inhalte zu finden, die mir helfen können (selbst wenn eine externe Plattform genutzt wird).

3. Es ist eine tolle Art zu sehen, ob andere dasselbe Problem schon vorher gelöst haben (oder sogar zur selben Zeit daran arbeiten, wie in diesem Fall!)

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