Freitag, 30. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #16 - Manager nutzen die Collaboration Plattform für ihre Arbeit

Paula ist ein Mitglied der Geschäftsleitung eines Bereichs, der sich um Sicherheit und Krisenprävention kümmert und der gerade eine neue, private Gruppe für Kollegen aus dem Bereich erstellt hat. Sie hat sich noch nie in die Collaboration Plattform eingeloggt, aber hat sich die Herausforderung gestellt, in die Gruppe zu posten und durch die Collaboration Plattform für die Kollegen aus aller Welt sichtbar zu werden. Ihr Team hat auf der Collaboration Plattform auch eine Gruppe für intere Zusammenarbeit aufgesetzt.

Paula verbringt die meiste Zeit in Meetings und besitzt eine alte Intranet-Seite, die ihr Team nutzt, um eine große Anzahl von Stakeholdern aus alle Welt über Sicherheitsinformationen für Notfälle zu informieren. Sie verschickt auch eine große Anzahl von Emails jeden Tag bezüglich Änderungen von Richtlinien und Dokumenten, die dann beim Hauptportal eingereicht werden.


Unsere Lösung:

• Paula kann kollaborativ an Richtlinien-Dokumenten in der Gruppe ihres Teams (oder sogar innerhalb eines Projekts in der privaten Gruppe des Bereich) auf der Collaboration Plattform mit Hilfe von Kommentaren und Versionierung von Änderungen arbeiten. Da die Dokumente derzeit im Microsoft Word-Format sind, kann sie das Office-Plugin der Collaboration Plattform nutzen - um ein auf der Collaboration Plattform gespeichertes Office-Dokument zu öffnen und die Änderungen an nur einer Version jedes Richtlinien-Dokuments zu verwalten. Zur Zeit werden jeden Tag mehrere Versionen des Dokuments innerhalb ihres Teams hin- und hergemailt.

• Paula kann Berichte über ihre Geschäftsreisen und Führungsgedanken über (beispielsweise) die Werte und Überzeugungen des Unternehmens veröffentlichen, um mit ihrer Organisation in Verbindung zu bleiben. Sie kann auch verlangen, dass Links zu der neuen Gruppe ihres Teams auf der Collaboration Plattform zu der divisionalen Gruppe auf der Collaboration Plattform hinzugefügt werden.

• Paula hat einen Diskussionsstrang auf der Liste der populären Inhalte der Collaboration Plattform entdeckt, der die Arbeit ihres Team betrifft. Sie sollte dazu beitragen und darüber nachdenken, eine ähnliche Diskussion zum Crowdsourcing zu nutzen, um damit ihrem Team bei aktueller Forschungsarbeit zu helfen.


In diesem Fall:

Entwürfe für Richtlinien sind nicht vertraulich, so dass diese irgendwo auf der Collaboration Plattform gespeichert werden können. Falls Paula nur mit einer bestimmten Zielgruppe zusammenarbeiten möchte, kann sie das Richtlinien-Dokument im Entwurfs-Modus lassen und festlegen, wer es sehen kann.
Es gibt bereits eine divisionale und Team-Gruppe, die genutzt werden kann, so dass Paula keine eigene Gruppe für die Arbeit an den Richtlinien-Dokumenten aufsetzen muss.
Paula arbeitet an etwas, was das ganze Unternehmen betrifft, und könnte daher eine öffentliche Gruppe brauchen, um einen an die Öffentlichkeit gerichteten Kommunikations-Kanal zu etablieren.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Paula kann bei Emails und Richtlinien-Versionen kürzer treten, Informationen für ihre Rolle aus dem ganzen Unternehmen crowdsourcen, und ihre Mitarbeiter aktivieren.

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