Freitag, 23. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #15 - Digitalisieren von Huddleboards

Olivers Abteilung hat das Konzept des Huddleboard global adaptiert, um das Bewusstsein für Probleme und Herausforderungen zu sensibilisieren, um Chancen zum Entwickeln von Problemlösungsfähigkeiten für die Abteilung zu kreieren, und um zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Unternehmens beizutragen.
Siehe die Beispiele:



Generell würden die Teams in jeder Lokation bzw. jedem Gebäude ein Whiteboard nutzen zum Auflisten von Themen wie Diskussionen (Thema des Monats), Ideen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung, Personalangelegenheiten, Herausforderungen (Probleme), Chancen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Jeder kann jederzeit einen Eintrag erstellen. Jeder ist buchstäblich auf derselben Seite, da das Whiteboard für jeden mit Zugang zur näheren Umgebung sichtbar ist.
Nach Bedarf werden ad-hoc "Huddles" / Scrum-Meetings abgehalten, um einen speziellen Eintrag zu diskutieren. Die Teilnehmer kommen generell aus derselben Abteilung.  Stakeholder und Geschäftspartner außerhalb des Teams bzw. der Abteilung können befragt werden und Änderungen werden abschließend auf dem Board gepostet. Die Leute, die im selben Büro sitzen, würden am meisten von den physischen Huddleboards profitieren. Um die Teammitglieder in anderen Lokationen bzw. Ländern einzubeziehen, wird ihnen eine Momentaufnahme des Huddleboards ein- bis zweimal pro Woche zugeschickt. Wegen begrenztem physischen Platz auf dem Board sind die Einträge sehr kurz, ohne eine Möglichkeit zum Verlinken auf detaillierte Ablagen.

Derzeit werden Details und historische Informationen in Excel-Dateien, Word-Dokumenten etc. festgehalten und in Gruppenlaufwerken und Sharepoint-Sites gespeichert. Die Teams in verschiedenen Lokationen suchen nach Wegen, um kollaborativ Inhalte zu verfassen, simultan während Scrum- / Huddle-Calls, unabhängig von der physischen Lokation, während jedes Mitglied dieselbe aktuelle bzw. Echtzeitsicht auf das Huddleboard hat.

Die Mitglieder sollten schnellen Zugriff haben und in der Lage sein, die Inhalte / Dokumente des digitalen Boards upzudaten.
Schlüsselinformation des digitalen Boards sollten im Voraus angezeigt werden, und nicht hinter einer URL oder einem Dokumentenlink versteckt sein.
Andere Anforderungen beinhalten Versionskontrolle und einfachen Zugriff auf historische Informationen.


Unsere Lösung:

1. Erstellen einer Gruppe auf der Collaboration Plattform für digitale Huddleboards, zumindest auf regionaler Ebene, um Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen zu promoten. Private Gruppen können für Huddleboards mit exklusiv divisionalem Content genutzt werden.

2. Statusberichte und Dashboards der Initiativen / Projekte von offenen divisionalen Gruppen sollten auf der Plattform veröffentlicht werden, um Stakeholder und Kollegen außerhalb der Abteilung auf dem Laufenden zu halten.

3. Um schnelle Suche nach Informationen zu ermöglichen, ist es sehr wichtig, vor dem Erstellen von Content Tags und Kategorien für die Gruppe zu definieren:
• Aufsetzen eines Glossars von Tags und der Beschreibung, wann was zu nutzen ist.
• Entscheiden, welche Kategorien genutzt werden. Abstand nehmen von zu vielen Kategorien auf zu granularer Ebene.

4. Für leichtere Pflege der Inhalte sollte das Widget zum Anzeigen eines Dokuments genutzt werden. Das Dokument kann einfach bearbeitet werden und wird dann sofort auf der Hauptseite angezeigt.

5. Die Haupt-Themen, z. B. Workstreams oder Sektionen des Huddleboards, sollten in einem Multi-Tab-Widget angezeigt werden.

6. Um schnell zu einem in einem Widget angezeigten Dokument zu kommen, sollte der Links zum Dokument selbst in das Dokument eingefügt werden. Dies macht es für Teammitglieder einfacher, einen Eintrag in das digitale Board zu erstellen, ohne auf der Seite nach dem Dokument suchen zu müssen.


In diesem Fall:

Oliver wird eine private Gruppe für sein regionales Team zum "Huddlen" erstellen und mit den Eigentümern der bereits existierenden offenen, globalen Gruppen zusammenarbeiten, um deren Dashboards zu veröffentlichen und Status-Updates in einem regionalen Bereich innerhalb der globalen Site zu posten. Er wird das erste Digital Huddleboard als Vorlage zur Erstellung weiterer Huddleboard-Gruppen für andere Regionen nutzen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Olivers Team kann die folgenden Vorteil realisieren:
1. Einträge sind nicht auf die physische Board-Größe beschränkt
2. Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen global quer durch die verschiedenen Teams der Abteilung
3. Unabhängig von der Lokation kann jedes Team-Mitglied beitragen / “schreiben” auf dem digitalen Board, in Echtzeit, buchstäblich auf derselben Seite
4. Konnektoren für MS Office erlauben es den Teammitgliedern, kollaborativ und zur selben Zeit mit MS-Office-Dokumenten (Word, Excel, Powerpoint) auf der Collaboration Plattform zusammenzuarbeiten.
5. Der Outlook-Konnektor erlaubt die nahtlose Integration der Collaboration Plattform mit Outlook
6. Einfache Links zu Referenzmaterialien, unterstützende Dokument und Inhalte
7. Das nutzerfreundliche Feature zur Versionskontrolle stellt einen einfachen Zugriff auf den Audit-Trail der Änderungen zur Verfügung
8. Historische Daten können auf der Collaboration Plattform gespeichert und einfach wiedergefunden werden
9.…und all die anderen Vorteile einer Collaboration Plattform…

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