Freitag, 16. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #14 - ein aktuelles Spreadsheet vielen Kollegen zur Verfügung stellen

Natasha ist die Administratorin für eine Abteilung. Sie kümmert sich um verschiedene Dinge für ihren Bereich - wie die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, Kreditkartenabrechnungen usw, und in den meisten Fällen muss sie sicherstellen, dass die richtigen Personen die richtigen, aktuellsten Information über die Prozesse, die abteilungsweiten Genehmigungsketten und Eskalationsstufen haben.

Sie verwaltet eine große Tabellenkalkulationsdatei, die einige dieser Information beinhaltet, und würde diese gerne ihrem Bereich zur Verfügung stellen. Sie macht häufig Änderungen daran, und möchte sicherstelle, dass ihre Kollegen die aktuellste Version finden und die richtigen Entscheidungen treffen.

Unsere Lösung:

Natasha sollte das Spreadsheet in die bestehende Gruppe der Abteilung auf der Collaboration Plattform hochladen. Sie solllte eine Beschreibung der Datei hinzufügen und sicherstellen, dass das Dokument mit den Namen der relevanten Prozessen und Systemen getaggt ist.
Sie sollte sich auch per Email benachrichtigen lassen, falls jemand das Dokument liked, kommentiert oder bookmarked.
Wenn eine neue Version der Tabellenkalkulationsdatei verfügbar ist, sollte sie das Dokument bearbeiten und auf der Plattform mit der neuesten Version ersetzen.


In diesem Fall:

Eine existierende Gruppe für Natasha's Zielgruppe existiert bereits, so dass sie keine neue Gruppe erstellen muss.
Natasha hat auch sehr wenig Inhalte zu teilen und wenig Bedürfnis nach Collaboration an ihrem Content, so dass keine neue Gruppe erforderlich ist.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Natasha kann sicherstellen, dass ihre Kollegen diese wichtigen Informationen einfach finden, und kann darauf Vertrauen, dass sie die aktuellsten Informationen haben.

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